“Voglio essere più produttivo”. L’importanza della “To do list”
“Voglio essere più produttivo”. L’importanza della “To do list”
Hai l’impressione che il tempo non ti basti mai? Non riesci a finire tutte le cose da fare che avevi in mente e ti chiedi se esiste un modo per programmare in modo produttivo la tua giornata?
Esiste, e si chiama To di list, che tradotto significa “Lista delle cose da fare”. Ma non va improvvisata e deve seguire alcune regole. Vediamo quali.
La To do list per programmare le tue giornate con produttività
Grazie alla To do list puoi programmare le tue giornate in modo che ti rimanga anche del tempo libero. Sì, hai capito bene. La verità è che, senza una programmazione, tendi a non attribuire delle priorità e ti illudi di poter fare tutto, con il risultato che, quel poco che riesci a portare a termine, a volte lo fai anche male perché sei proiettato sulle altre cento che pensi di dover risolvere.
Tutte le persone di successo utilizzano questo utile strumento, e il primo esempio che conosciamo risale al 1971 e riguarda il presidente americano Benjamin Franklin. La sua, tra l’altro, aveva un quid in più, nel senso che più che una lista di azioni, il Presidente rispondeva alla domanda: “Cosa posso fare di buono, oggi?”.
Personalmente, ritengo che sia uno dei punti da inserire nella To do list di ognuno di noi, insieme a quello che ti suggerirò di seguito, per una lista delle cose da fare produttiva.
Caratteristiche di una To do list
La lista di cose da fare è molto soggettiva, in quanto varia in base al ruolo che ricopri: se sei un avvocato, ti concentrerai su pratiche da protocollare e udienze da seguire, mentre se sei casalinga appunterai i tuoi mille impegni fuori e dentro casa.
In ogni caso, una buona To do list deve rispondere a delle domande essenziali:
- Cosa devo fare: questa domanda è molto importante, perché ti permette di concentrarti su tutte le cose importanti che devi seguire in quel determinato giorno. Solo dopo aver individuato quelle che non puoi rimandare o che ti provocherebbero qualche disagio, procrastinando, puoi inserire il resto, se ti rimane del tempo e se ti va. Scrivi frasi brevi ma che contengono le informazioni che ti servono, per esempio: “Ritira pantaloni” (e non “Lavanderia”); “Telefonare Avv. Caio” (e non “Pratica Sempronio”), e così via.
- Quando devo farlo: per ognuna delle precedenti azioni, associa un orario e fai una stima del tempo che dovresti impiegare. Questo ti serve per capire se te ne resterà per sbrigare altre cose o per impiegarlo in attività di svago.
- Dove devo farlo: seleziona dei context in cui inserire le varie attività, in base alla loro tipologia. Per esempio, potresti scegliere 3 context:
– Casa
– Lavoro
– Fuori
In questo modo, se hai deciso di inserire delle attività extra, non soggette a orari e scadenze, potrai consultarle in base al luogo in cui ti trovi in quel momento.
Quali strumenti utilizzare per la tua To do list
Ci sono diversi strumenti che puoi utilizzare per creare la tua To do list. Vediamoli nel dettaglio:
1. Il taccuino
Classico, intramontabile e per chi non ha grosse pretese o particolari esigenze. La lista di cose da fare scritta a mano ha la caratteristica di essere facile e veloce da utilizzare. Potresti usarla per appuntare velocemente le cose che ti vengono improvvisamente in mente, per poi organizzarle meglio su un altro supporto.
2. L’agenda giornaliera
L’agenda giornaliera o Bullet Journal è molto diffusa. Attraverso elementi come indice, future log, mouthly log e daily log, puoi avere una panoramica degli impegni e degli obiettivi, anche di quelli futuri. Ti consiglio però di non elencare troppi impegni e con troppo anticipo, perché hai meno probabilità di portarli a termine.
3. Calendari online
I calendari online ti permettono di suddividere i vari impegni, ad esempio quelli personali e quelli lavorativi. Ne esistono di vari tipi e puoi utilizzarli direttamente dal tuo smartphone o Tablet. Gli esempi più noti sono il Google Calendar e il calendario Apple.
4. App di gestione attività
Le App di gestione attività stanno sempre di più sostituendo le agende cartacee. Sono delle agende elettroniche, chiamate anche Task Management App. puoi scegliere la tua preferita tra One Note, Google Keep, Evernote, Appele reminder o Wunderlist, per fare degli esempi.
Scegli lo strumento che preferisci e comincia subito a stilare la tua To do list, tenendo in considerazione i suggerimenti che ti ho dato. E non dimenticare di elencare “qualcosa di buono da fare”, per te stesso e per gli altri!
